Grzegorz Pogorzelski
Najem okazjonalny to umowa najmu, która daje właścicielowi mieszkania najmocniejszą ochronę, jaką polskie prawo przewiduje dla osób prywatnych. Gdy najemca przestaje płacić albo nie chce się wyprowadzić po końcu umowy, właściciel nie musi przechodzić przez wieloletni proces o eksmisję. Warunek: wszystkie formalności trzeba dopełnić od początku, bo jeden pominięty krok odbiera tę ochronę. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak to zrobić w 2026 roku.
Co to jest najem okazjonalny
Najem okazjonalny to szczególny rodzaj najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w rozdziale 2a ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19a–19e). Różni się od zwykłego najmu tym, że najemca już na starcie zgadza się w akcie notarialnym na egzekucję i wskazuje, gdzie zamieszka, jeśli będzie musiał opuścić mieszkanie. Właściciel nie musi więc udowadniać przed sądem, że ma prawo odzyskać lokal.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Umowę może zawrzeć właściciel lokalu mieszkalnego, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Jeśli wynajmujesz mieszkania w ramach firmy, właściwą formą jest najem instytucjonalny.
- umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat,
- umowa i każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności,
- umowa dotyczy lokalu mieszkalnego – nie lokalu użytkowego.
Jakie dokumenty muszą być załącznikami do umowy
To najważniejsza część. Bez tych trzech załączników umowa nie jest najmem okazjonalnym, nawet jeśli tak się nazywa:
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.
- Wskazanie innego lokalu, w którym najemca zamieszka, jeśli będzie musiał opuścić mieszkanie.
- Oświadczenie właściciela tego innego lokalu (albo osoby, która ma do niego tytuł prawny), że zgadza się na zamieszkanie w nim najemcy i osób, które z nim mieszkają.
Jeśli najemca w trakcie umowy straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i dostarczenie nowego oświadczenia. Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę.
Notariusz – co podpisuje najemca i ile to kosztuje
Do notariusza idzie najemca, nie właściciel. Składa oświadczenie, że w razie ustania najmu dobrowolnie podda się egzekucji i opróżni lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Sama umowa najmu nie wymaga udziału notariusza.
Na wizytę u notariusza najemca zwykle zabiera umowę najmu (albo jej projekt), dowód osobisty, adres lokalu, który wskazuje jako miejsce zamieszkania po eksmisji, oraz dane właściciela mieszkania. Przed wizytą warto zapytać kancelarię, czego dokładnie potrzebuje.
Ile kosztuje notariusz? Maksymalna taksa notarialna za to oświadczenie to 1/10 minimalnego wynagrodzenia – w 2026 roku 480,60 zł. Do tego dochodzi 23% VAT i koszt wypisów. Przepisy nie mówią, kto płaci. W praktyce zwykle najemca, ale warto to zapisać w umowie.
Kaucja w najmie okazjonalnym
Właściciel może pobrać kaucję w wysokości najwyżej sześciokrotności miesięcznego czynszu z dnia zawarcia umowy. Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela, na przykład zaległego czynszu czy kosztów naprawy szkód.
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego
Właściciel musi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu – czyli od dnia, od którego najemca ma prawo korzystać z mieszkania, a nie od dnia podpisania umowy. Zgłoszenie można złożyć w urzędzie, pocztą albo elektronicznie.
Ten termin traktuj bardzo poważnie. Bez zgłoszenia nie stosuje się przepisów o uproszczonej eksmisji, a umowa działa w praktyce jak zwykły najem. Na żądanie najemcy właściciel musi pokazać potwierdzenie zgłoszenia.
Zgłoszenie umowy to nie to samo co rozliczenie podatku. Przychód z najmu prywatnego opodatkowany jest ryczałtem: 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki. Gdy małżonkowie rozliczają cały najem przez jednego z nich, wyższa stawka zaczyna się od 200 000 zł.
Najem okazjonalny krok po kroku
- Ustal z najemcą warunki: czynsz, opłaty, kaucję, okres najmu (najwyżej 10 lat).
- Przygotuj pisemną umowę najmu okazjonalnego.
- Najemca uzyskuje oświadczenie właściciela lokalu, w którym zamieszka po ewentualnej eksmisji.
- Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
- Podpisujecie umowę z kompletem załączników i protokół zdawczo-odbiorczy, najemca wpłaca kaucję.
- W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu zgłaszasz umowę do urzędu skarbowego i zachowujesz potwierdzenie.
- Rozliczasz ryczałt od przychodu z najmu.
Co się dzieje, gdy najemca nie chce się wyprowadzić
Tu najem okazjonalny pokazuje swoją siłę. Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy właściciel postępuje tak:
- Doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Żądanie wskazuje strony, umowę, przyczynę ustania najmu i termin na wyprowadzkę – nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
- Jeśli najemca się nie wyprowadzi, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy. Dołącza żądanie z dowodem doręczenia lub nadania, dokument potwierdzający własność i potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.
- Z tytułem wykonawczym właściciel zleca eksmisję komornikowi. Najemca przenosi się do lokalu wskazanego w umowie. Nie przysługuje mu lokal socjalny ani pomieszczenie tymczasowe, a eksmisja jest możliwa także w okresie od 1 listopada do 31 marca.
Porównaj to z eksmisją przy zwykłym najmie, gdzie sprawa sądowa potrafi trwać latami – więcej piszemy o tym w artykule Eksmisja z mieszkania – czy można wyrzucić lokatora.
Najem okazjonalny a zwykły najem
| Najem okazjonalny | Zwykły najem | |
|---|---|---|
| Kto wynajmuje | Osoba fizyczna bez działalności w zakresie wynajmu | Każdy właściciel |
| Czas umowy | Tylko oznaczony, do 10 lat | Oznaczony albo nieoznaczony |
| Notariusz | Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji | Nie jest potrzebny |
| Kaucja | Do 6-krotności czynszu | Do 12-krotności czynszu |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | Obowiązkowe, 14 dni | Nie dotyczy (rozliczasz tylko podatek) |
| Eksmisja | Klauzula wykonalności do aktu notarialnego i komornik | Proces sądowy o eksmisję |
| Lokal socjalny i ochrona zimowa | Nie przysługują | Mogą przysługiwać |
Haczyki i najczęstsze błędy
„Haczyk” najmu okazjonalnego polega na tym, że ochrona działa tylko przy komplecie formalności. Najczęstsze błędy, które ją odbierają:
- Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego po terminie albo wcale.
- Umowa zawarta na czas nieoznaczony.
- Brak oświadczenia właściciela lokalu wskazanego przez najemcę albo wskazanie lokalu, w którym najemca realnie nie może zamieszkać.
- Oświadczenie najemcy podpisane zwykłym podpisem zamiast w formie aktu notarialnego.
- Kaucja wyższa niż sześciokrotność czynszu.
- Zmiany umowy (na przykład wysokości czynszu) uzgodnione ustnie albo mailem zamiast na piśmie.
Dla najemcy haczyk jest inny: podpisując oświadczenie u notariusza, rezygnuje z ochrony, jaką daje zwykły najem. Dlatego uczciwie przygotowana umowa jasno opisuje zasady wypowiedzenia i rozliczenia kaucji.
Najem okazjonalny a sprzedaż mieszkania z najemcą
Umowa najmu nie blokuje sprzedaży. Kupujący wstępuje w stosunek najmu w miejsce dotychczasowego właściciela, a dla wielu inwestorów dobrze przygotowana umowa najmu okazjonalnego jest zaletą, bo kupują mieszkanie z pewnym najemcą i jasnymi zasadami. Przy takiej transakcji trzeba dopilnować przekazania kaucji i dokumentów oraz poinformować najemcę o zmianie właściciela.
Kupujesz mieszkanie pod wynajem albo chcesz sprzedać takie, które już wynajmujesz? Zobacz, jak pomagamy inwestorom: Inwestowanie w nieruchomości na wynajem w Warszawie.
Najczęstsze pytania o najem okazjonalny
Co to jest najem okazjonalny?
To umowa najmu mieszkania zawierana przez właściciela, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu, na czas oznaczony do 10 lat. Do umowy dołącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz wskazanie lokalu, do którego się wyprowadzi. Dzięki temu eksmisja nie wymaga wieloletniego procesu.
Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym?
Przepisy tego nie rozstrzygają. W praktyce koszt oświadczenia najemcy zwykle pokrywa najemca, ale strony mogą ustalić inaczej i warto to zapisać w umowie. Taksa notarialna za to oświadczenie wynosi najwyżej 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku 480,60 zł, do czego dochodzi VAT i koszt wypisów.
Czy umowę najmu okazjonalnego trzeba podpisać u notariusza?
Nie. Sama umowa wymaga formy pisemnej. U notariusza najemca składa tylko oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.
Czy najem okazjonalny może być zawarty na czas nieokreślony?
Nie. Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Czym najem okazjonalny różni się od zwykłego najmu?
Przy zwykłym najmie, gdy najemca nie chce się wyprowadzić, właściciel musi wytoczyć proces o eksmisję, a najemca może mieć prawo do lokalu socjalnego i ochrony zimowej. Przy najmie okazjonalnym właściciel idzie do sądu tylko po klauzulę wykonalności do aktu notarialnego, a eksmisja do lokalu wskazanego przez najemcę jest możliwa przez cały rok.
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego?
Umowa nadal obowiązuje, ale nie stosuje się do niej przepisów o uproszczonej eksmisji. W praktyce tracisz to, dla czego zawiera się najem okazjonalny.
Jak przedłużyć umowę najmu okazjonalnego?
Każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej. Najbezpieczniej przy przedłużeniu zawrzeć nową umowę z nowym oświadczeniem najemcy u notariusza i ponownie zgłosić ją do urzędu skarbowego, żeby nie było wątpliwości, że ochrona obejmuje także nowy okres.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725 ze zm.), art. 19a–19e. Stan prawny na październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny – w konkretnej sprawie warto skonsultować umowę z prawnikiem.
